Veel mensen hebben het gevoel altijd tijd tekort te komen op hun werk. Ze voelen zich overbelast en hebben tegelijkertijd het gevoel niet genoeg te doen. Dat gevoel is vervelend en zorgt vaak voor stress. Efficiënter werken door middel van timemanagement vermindert deze werkstress.

Timemanagement gaat over het beheersen van de tijd die we ter beschikking hebben en geeft handvatten om ons minder door anderen te laten leiden. De centrale vraag bij timemanagement is: is mijn aanpak van het werk dat ik moet doen handig en efficiënt? Vaste dagelijkse routines kunnen op rustige momenten heel geschikt zijn, maar kosten op drukkere dagen wellicht meer tijd dan je hebt. Onder tijdsdruk werken en niet afkrijgen van je werk kan stress veroorzaken.

Loslaten van inefficiënte gewoontes

Het loslaten van gewoontes en je werk anders organiseren is niet altijd gemakkelijk. In het begin kost het beter organiseren van werk meer tijd en energie. Op termijn levert het je echter energie op! Bij het beheersen van je tijd moet je je eigen grenzen bewaken. Dat betekent ook: voorkomen dat het werk alleen maar meer wordt.

Timemanagement, de basisaanpak:

Stap 1 – Breng in kaart hoe je je werk op dit moment doet. Waaraan besteedt je de meeste tijd? Welke stoorzenders kom je tegen? Ben je in staat om geconcentreerd met lastige klussen om te gaan? Ben je afhankelijk van andere personen of werkzaamheden bij de voortgang? Houd nu een week uw activiteiten bij en geef daarbij aan welke belemmeringen je tegenkwam.

Stap 2 – Vraag je af of de werkzaamheden die je doet, kloppen met de taken in je functieomschrijving. Wellicht besteed je veel tijd aan allerlei ‘overige’ zaken, waardoor je minder tijd hefbt voor je eigenlijke taken. Loop je werkzaamheden één voor één na, beoordeel van elke activiteit of het past bij je functie en hoeveel tijd je eraan besteedt. Zijn er belangrijke taken bij waaraan je nauwelijks toekomt? Zijn er taken bij die veel tijd en energie kosten, terwijl ze eigenlijk niet bij je functie horen?

Stap 3 – Vraag je af waarom je de werkzaamheden op deze manier doet. Waarom doet je team/afdeling deze werkzaamheden op deze manier? Of waarom doen we dit eigenlijk als organisatie? Bespreek het resultaat met je leidinggevende. En bespreek het met de betreffende collega als je zijn of haar taken uitvoert.

Bron:

Fonds Psychische Gezondheid | februari 2015